四川省江苏商会办公区域管理制度

四川省江苏商会管理规定之十一

四川省江苏商会办公区域管理制度

一、目的

为规范商会办公区域管理，创造和保持良好的办公环境、维护商会良好形象，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于四川省江苏商会。

三、职责

四 日常行为规范

1、语言规范

（1）交往语言：在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌用语。

（2）电话语言：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如果电话响的工位无人接听，请在响铃三声后附近工位代为接听，并记录相关事宜，及时转达，对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别。通话时首先使用“您好，江苏商会”，语气温和，音量适中，不得在电话中高声喧哗、争吵，以免影响工作秩序。来电一律待对方切断电话后，手压压舌挂断后自己再轻放话筒。

（3）接待语言：接待商会来访客人时应使用：“您好，请稍候，请坐，我通报一下”等词语，切勿说“不知道，不清楚，我不负责这个事情”，认真执行首岗责任制，如遇来访者，请及时招呼，询问，引导至相关人员。

（4）同事之间称呼，应直呼名字或尊称，不得用“A”、“那个”、“你”等随意用语。

2、行为规范

（1）每位工作人员应以主动热情的态度对待商会来访客人（含供应商），并做好应答或解释工作，无论何种原因，都不得与客人大声争吵，影响工作秩序；确属委屈之事，应采取暂时回避态度，通过正常渠道向上反映。

（3）从座位上起立时，动作要轻，离位时，将椅子轻轻推回原位，以保持办公区的安静和整洁。

（4）行走步履不宜过大过急，禁止在办公区内奔跑（紧急情况除外，如：地震、火灾等），上、下楼梯应靠右行；在通道、走廊里遇到上司或客人要礼让，不能抢行；工作人员会面，应面带微笑行点头礼。

（5）工作人员到他人办公室，应先敲门，经同意后方可进入；进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，应掌握时机，而且要说：“对不起，打扰一下”；非工作事项，不得相互串岗、闲聊。

（6）商会工作人员上班时间不得看报纸或阅览与业务无关的杂志、书籍。

（7）上班时间不得在办公区域化妆

（8）所有工作人员一律不得利用商会电脑玩游戏、上网聊天或做其它与工作无关的事情。电脑音量关闭，上班时间不能听音乐、看电影（含中午休息时间）。

（9）未经部门主管同意，不得随意使用其它部门电脑。

3、个人卫生规定

（1）所有工作人员应注意个人卫生，保持口气清新。

（2）服装、鞋子装要保持干净、整齐，不得出现污垢。

（3）应及时清洁和修剪指甲，不可藏有污垢，平视指甲不能超过指尖。

（4）自外面返回办公区，需及时擦拭皮鞋并注意维护办公区清洁环境。

4、形象维系

（1）在办公区行走时，步履有序，言语轻和、切忌奔跑嬉闹、大声喧哗。

（2）主动维系和保安、保洁等物管人员的友好关系，开门关门主动说“请、谢谢、早上好、再见”等礼貌用语。

（3)工作人员就餐途中，注意交通信号和来往车辆，不得闯红灯，嬉笑打闹，注意路途安全。

五、办公区管理要求

1、办公区域安全

（1）任何工作人员不得携带危险物品、宠物、早餐进入商会办公区。

（2）办公室内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。

（3）办公室钥匙（大门钥匙、办公家具钥匙）不得随意外借他人，电动门密码仅能内部工作人员知晓，不得外传。如果访客在办公室外电话告知后，请各联络人及时到门口引导处理事宜。

（4）工作人员电脑设定密码，报部门负责人备案。

2、办公区域整洁

（1）办公区域整洁干净。

工作人员在9：00之前将办公区域、责任区清洁工作完成。

工作人员工作区域：桌面、桌腿、抽屉、柜面、柜顶、座椅（椅背、椅脚、坐面）、笔筒、电脑、电话、植物盆及叶面，保持植物长势良好。

保持办公室整洁统一，室内所有办公设施、设备及办公物品等应摆放整齐，不得在办公室（桌）摆放与工作无关的物品。

（2）文件必须进文件框，保证文件框统一、整洁。桌面及文件筐内不能有抽杆夹及单页纸张。离开座位应整理好办公桌上的文件资料、图纸、物品并将办公椅归位（离开办公位半小时以上） 。下班时桌面上除整齐放好的必要办公物品外，其余物品、文件资料应全部收进办公抽柜并将其锁闭，钥匙取出妥善保管。

（3）衣物、鞋子、包等私人物品要放在指定地点（私人柜内），不得将衣物、包等挂在办公椅背、柜门等其他地方。

（4）办公区植物叶子保持整洁，无枯黄，花盆外观清洁、定期浇水、泥土无外露。

门、窗干净清洁、无损坏，同区域窗帘保持在统一水平线上。

（5）办公区通道（大厅、过道）畅通，无杂物堆放，干净整洁。

（6）柜子等功能设施设备完好，无损坏、无安全隐患、干净整洁，柜面必须保持干净无水渍、茶水渍，一旦发现应立即清理。

（7）爱护办公室及公共区域的整洁、卫生，不得随地吐痰、乱扔纸屑等任何垃圾，不得向窗外扔垃圾，应主动清洁地面杂物。

（8）商会所有办公区内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语；不准堆放或悬挂物品，所有物品都应进入库房堆放。

（9）所有工作人员上班时间不得在公共办公区吸烟。

（10）平常注意保持地面、墙面、桌面、柜面、电脑等设施设备清洁干净，室内无污迹、无纸屑等垃圾，垃圾桶本身保持整洁，垃圾不超出桶口。

3 办公区域责任

（1）爱惜使用商会的物品设备，商会物品不得挪为私用，不得随意移动或取走公共区域摆放的物品。发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，工作人员应立即报行政部，以便及时解决问题。

（2） 节约用水、用电，下班后必须负责任区域及工位附近关灯、关空调、关电脑（含主机、显示器）、复印机、饮水机等电器，并切断插线板电源，最后一位离开的工作人员负责检查办公公共区域电源是否关闭，各办公区内电线布局合理整齐，无安全隐患。

（3）办公区有加班工作人员时，仅能保留加班部门使用区域灯源，其他灯源全部关闭。

（4）在办公区域不能高声喧哗、嬉笑打闹、严禁说脏话、粗话。不能坐在办公桌上，不能斜趴在办公桌上，不能斜依墙壁或柜门。

（5）将电话铃声调为小声，商会电话严禁打私话，私人手机通话时长尽量控制在3分钟之内，如需更长时间，请到休息区。工作人员亲属、朋友来访，聊天时长不超过半小时，接待区域在会议室。

（6）工作人员上班必须着商务休闲装，大方得体。不能穿拖鞋、短裤、背心、吊带。

（7）下班时各部门关闭责任区域电灯、空调、窗户，上班时应及时关注责任区域环境情况，随时留意 并保持责任区域清洁情况。

（8）不得随意用手触摸商会内的玻璃门窗及不锈钢物品，以免留下污痕。

（9）如本部门访客走后，请自行清洗茶杯或丢弃纸杯。

六、处罚办法

1、 对于违反以上任何一条规定者，予以罚款人民币50元。一个月连续违反三次以上的，第一次罚款人民币50元，第二次罚款人民币100元，第三次罚款人民币200元，第四次罚款人民币500元，第五次行政记过，第六次行政记大过直至解除劳动合同。

2、各部门负责人应认真督导下属工作人员遵守本行为规范，一月内所属部门工作人员违反规定或一次性发现所属部门工作人员违反规定超过人数（2人以上），对该商会部门负责人处以人民币200元的罚款。

3、以上现金处罚试用期工作人员减半执行。

七、附则

1、本管理办法解释权属四川省江苏商会。

2、经四川省江苏商会2015年11月28日第三届一次会长办公会议修订通过之日起执行。