四川省江苏商会档案资料管理规定

四川省江苏商会管理规定之十八

四川省江苏商会档案资料管理规定

为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性，便于工作利用，规范管理，提高工作效率保障本会各项工作的正常开展，特制定档案资料管理规定如下：

一、总体要求

文件、档案等资料在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。按规定进行归口管理，保留一至三份原件或复印件；

二、整理原则

1、遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用；

2、分类：一般按时间（年度）、发文机构进行分类；

3、排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列；

4、编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目；

5、装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内；

6、形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。

三、档案资料的范畴

1、财务资料。会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证等。

2、会议资料。提交会议（会员代表大会、理事会、常务理事会、副会长会议、常务副会长会议、监事会、党支部支委会、党员大会）等研究讨论的提案，以及会议议程、会议决议、会议纪要等。

3、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等。

4、会刊资料。《新苏商》自创刊以来，应保存备案每一期的《新苏商》会刊。

5、文件资料。商会自成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件，政府有关部门，特别是主管部门发给商会的文件、函件等。

6、函件资料。以商会及秘书处名义，发出的所有函件、通知等。

7、组织相关活动的资料。商务沙龙、信息交流，各种座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习、旅游交友等。

四、档案资料的收集整理

1、由办公室牵头，负责收集整理和督促各部门收集整理。

2、各部门、各分管专项工作的人员，负责在完成每一件工作后，及时汇总资料，按要求整理归档。

3、每年1月份，应将上年的工作资料整理汇总，整理成该项工作的年度档案资料并归档。

五、档案资料的管理使用

1、办公室负责所有档案资料的管理，商会会员的档案材料由管理人按规定建立档案、制作电子档案。

2、有关人员查询、使用档案资料时，应予登记；档案管理人员按规定建立会员档案查阅登记表。理事（含）以上会员的档案材料查阅必须经过会长、秘书长两人同意后才能办理，其他会员档案的查阅必须经秘书长同意后才能办理，并按规定填写查阅登记。

3、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作，定期检查档案保管工作。

六、文件管理

1、商会对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理商会一般性文件。

2、新编制的文件和修订更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并报主管领导审批，此书面材料一并作为有关资料与文件一起存档；并注明文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。

3、文件发放。商会下发的文件，由商会领导确定发放范围，由秘书处统一发放，文件接受人须在发文登记表中签收。文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。其中，文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

4、文件从起草、审核、签批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。

5、文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。

6、文件损坏丢失。文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的管理人员向秘书处领导提出更换补发；对于丢失文件，文件人员在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的文件编号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁旧文件，补发文件编号不变，不再重新登记。

7、文件的作废。作废的文件应及时收回并销毁，时效性文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。

8、记录保管。文件及发文登记表一律保存4年。

9、文件借阅。文件借阅一律经秘书长批准后方可借阅，并建立、填写文件借阅登记本。

10、严格执行保密、安全制度，确保档案安全。

11、明确档案责任人，档案责任人对档案的收集、建档、保管、借阅负责。

12、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、商会发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

13、归档文件必须符合下列要求：

（1）文件材料齐全完整；

（2）根据文件内容合并整理；

（3）档案资料借阅需履行登记、签字手续。

七、附则

1、本管理办法解释权属四川省江苏商会。

2、经四川省江苏商会2015年11月28日第三届一次会长办公会议修订通过之日起执行。